Tvister er en væsentlig årsag til lavere produktivitet i bygge- og anlægsbranchen.
I artiklen ser vi på det betydelige potentiale for effektivisering i større bygge- og anlægsprojekter, hvis branchens aktører tager konkrete proaktive tiltag i brug. Tiltag, som kan medføre færre tvister, bedre samarbejder og øget medarbejdertilfredshed, og i øvrigt harmonerer godt med signaler i nyere norsk højesteretspraksis, normative og systemiske tiltag i Danmark samt globale tendenser i erhvervslivets ønsker til advokatstanden.
Artiklens anbefalinger er bl.a. baseret på erfaringer, der har givet gode resultater i flere større transportprojekter i Norge.
Virksomheder i byggeriet bruger milliarder af kroner på at løse juridiske konflikter hvert år. Det har store omkostninger for både bundlinjen, kvaliteten af byggeri og ikke mindst for samarbejdet i branchen. Derfor sætter CPH Mediation & Negotiation sammen med Byggeriets Samfundsansvar og Bygherreforeningen nu gang i et nyt initiativ, der skal forpligtige virksomheder på tværs af værdikæden til at forebygge og løse uenigheder på nye måder ved bl.a. at fremme samarbejdet og håndtere konflikter proaktivt. Initiativet går under navnet ”Samarbejdsløftet”.
Det anslås, at danske virksomheder årligt bruger 18,3 mia. kr. på at løse juridiske konflikter. Det svarer til to tredjedele af prisen på en ny Øresundsbro, hvis den skulle bygges i dag. For den enkelte virksomhed betyder det, at de bruger 8,2 pct. af deres resultat efter skat på at bekrige deres samarbejdspartnere. Og for byggebranchen anslås dette tal at være på hele 14,1 pct, næsten dobbelt så højt.
Selvom de nye regler i AB18 skulle bidrage til, at uoverensstemmelser i højere grad bliver løst af parterne selv ved brug af løsningstrappen, mediation og mægling, viser tal fra Voldgiftsnævnet, at der kun er et meget beskedent fald i antallet af voldgiftssager og at de nye konfliktløsningsredskaber kun bruges i begrænset omfang. Derfor er CPH Mediation & Negotiation nu gået sammen med Byggeriets Samfundsansvar og Bygherreforeningen om et nyt initiativ under navnet ”Samarbejdsløftet”, der skal forpligtige byggeriets parter til at fremme samarbejdet og tage de nye metoder til konflikthåndtering i brug.
”Vi ønsker at skabe en bevægelse på tværs af virksomheder og organisationer i byggeriets værdikæde, hvor vi sammen sætter fokus på, hvordan det gode samarbejde og den proaktive konflikthåndtering kan være med til at nedbringe omfanget af konflikter i byggeriet. I stedet for juridiske slagsmål, skal vi bruge vores ressourcer på innovation, grøn omstilling og til at skabe et godt psykisk og fysisk arbejdsmiljø for de mennesker de, der arbejder i branchen. Færre konflikter og et bedre samarbejdsklima vil også gøre det mere attraktivt at søge ind i branchen. Derfor opfordrer vi virksomhedsledere til at skrive under og blive en del af en bevægelse, der aktivt fremmer samarbejdet” udtaler Christina Schultz, sekretariatschef i Byggeriets Samfundsansvar.
Initiativet er inspireret af 21st Century Pledge, hvor mere end 4.000 virksomheder i USA, herunder gigantvirksomheder som Microsoft, Pepsi, IBM, Mastercard, Shell, Virgin, Xerox m.fl.), har skrevet under på at gå sammen om at fremme en bedre samarbejdskultur.
Behov for ændret mindset
Ved at skrive under på Samarbejdsløftet, forpligtiger man sin virksomhed til at forebygge og håndtere uoverensstemmelser og konflikter ved brug af tillids- og interessebaserede samarbejdsformer, dialog og konstruktive forhandlinger. Det kan fx være ved gøre brug af partnerskaber, mediation, mægling eller lignende samarbejdsfremmende processer
”Der vil stort set altid opstå uenigheder på et byggeprojekt. Så for at undgå, at uenighederne ender i dyre og langvarige juridiske slagsmål, handler det om at foregribe dem på en proaktiv måde fra start. Ved at mobilisere en bevægelse, der fremmer samarbejdet, er vores ønske at skubbe på en mere konstruktiv og bæredygtig tilgang til konfliktløsning i byggebranchen” udtaler Thomas Bloch Samsø, partner i CPH Mediation & Negotiation” og fortsætter: ”For at løfte samarbejdsniveauet i branchen ønsker vi også at skabe et forum, hvor byggebranchens aktører kan få og dele viden, og i det hele taget inspirere hinanden til gavn for virksomhederne selv og for branchen som helhed. De virksomheder, der tiltræder Samarbejdsløftet, opfordrer vi derfor til at deltage i projektets gratis workshops, hvor der fokuseres på konkrete erfaringsbaserede og samarbejdsfremmende tiltag..”
Også Henrik L. Bang direktør i Bygherreforeningen ser et stort behov for at styrke samarbejdet:
”Store forandringer står for døren i forhold til innovation, digitalisering og nye krav på bæredygtighedsområdet, og netop derfor er det vigtigere end nogensinde, at vi fremmer en god samarbejdskultur i byggebranchen. Normen bør være, at man arbejder proaktivt med det gode samarbejde fremfor at vente til at samarbejdet er kørt af sporet og man ender i Voldgiftsnævnet”.
Projektet er støttet af Realdania, Dreyers Fond og Grundejernes Investeringsfond.
Byggeriets Samfundsansvar er en forening, der samler frontløberne på tværs af byggeriets værdikæde om at skabe værdi gennem samfundsansvar for både virksomheden og samfundet. Foreningen er baseret på et Charter for samfundsansvar og indsamler og formidler viden, samt udvikler værktøjer inden for den sociale, miljømæssige og økonomiske bæredygtighed.
Så er der godt nyt til folk med interesse for proaktiv konflikthåndtering. Den 21. april, kan man nemlig bliver klogere på de gode norske erfaringer med brug af projektintegreret mediation (PRIME) i nogle af deres største infrastrukturprojekter.
Projektintegreret Mediation (PRIME) er en metode til at forebygge og håndtere konflikter i større bygge- og anlægsprojekter. Dette gøres ved, at der allerede før projektet starter, nedsættes et mediationsteam, som skal bistå projektet med at forebygge og håndtere konflikter. Det er dermed et operativt og proaktivt konfliktløsningsværktøj, der skal sikre, at der altid er fokus på, hvad der i projektets interesse. Konceptet anvendes i nogle af de største infrastrukturprojekter i Norge – med gode erfaringer og resultater til følge.
Kl. 13:00 – 13:15: Velkomst og indledning v/ Prof. Kim Østergaard, CBS og Ph.d. Frederik Skamris Holm, CBS.
Kl. 13:15 – 14:00: Strategisk konflikthåndtering i byggeriet – fra reaktiv konfliktløsning til proaktiv konfliktforebyggelse v/Mediator/Advokat/Konflikthåndteringsrådgiver, Thomas Samsø Bloch, CPH Mediation & Negotiation
Kl. 14:00 – 14:45: De norske erfaringer med PRIME v/ Director Contract Management Karin Kaasen, Dovre Group Consulting AS og Leder kontraktsutvikling og mekling, Cathrine Murstad, Nye Veier.
Kl. 14:45 – 15:00: Pause.
Kl. 15:00 – 15:30: On-boarding proces som konfliktforebyggende tiltag v/ Udviklingschef for Relationelle Samarbejder/Konfliktmægler Mie A. A. Andersen, Center for Ejendomme/Region Hovedstaden og Projektchef Jan Buur Frederiksen, Center for Ejendomme/Region Hovedstaden.
Kl. 15:30 – 16:00: Plenum drøftelse v/ Prof. Kim Østergaard, CBS.
Konklusion og afslutning.
Ca. kl. 16:10 – 17:30: Netværk med kaffe, vin, vand og snacks.
Tid: Fredag den 21. april 2023, kl. 13.00 – 17.30
Sted: CBS, Solbjerg Plads 3, Nykredit Aud. 2000 Frederiksberg
Strategisk konflikthåndtering!?! …Danske virksomheder bruger årligt mere end kr. 18,3 mia. på konflikter. Det svarer i runde tal til ca. 3/4 af Øresundsbroens pris, hvis vi skulle bygge den i dag. For den enkelte virksomhed betyder det, at gennemsnitligt 8,2% af virksomhedens overskud efter skat bliver brugt på konflikter – og i højkonfliktbrancher som fx byggeriet er dette tal så højt som 14,1%. Det kan derfor give god mening, at have en strategi for hvordan man håndterer konflikter i virksomheden.
Strategisk konflikthåndtering – også kaldet Planned Early Dispute Resolution (PEDR) – er en defineret og forudbesluttet ramme for, hvordan man som virksomhed bedst muligt forebygger, at der opstår konflikter og hvilke redskaber der skal tages i brug til håndtering af konflikterne, når de opstår. Dette kan f.eks. være konfliktforebyggende tiltag såsom tidlig varsling ved uoverensstemmelser og aftalte faste møder, direkte forhandling, brug af opmænd el. dispute boards, mediation, mægling, retssager, voldgift og hybride processer skræddersyet til særlige tvister.
Nøglen er at se på konflikthåndtering som et aspekt af en overordnet risikostyring til at nå virksomhedens strategiske mål.
Et PEDR-system er i bund og grund et risikostyrings-system, der gør det muligt for virksomhederne at tage kontrol over tvister på det tidligst mulige tidspunkt i stedet for blot at reagere på handlinger fra modparter og retlige instanser.
Ved brug af et PEDR-system kan virksomhederne udforme en procedure, der er skræddersyet til at møde deres interesser og kan således proaktivt:
håndtere tvister så tidligt som muligt
bevare forretningsforbindelser og omdømme
reducere tid og omkostninger ved rets- og voldgiftssager
reducere procesrisici
minimere afledningen af opmærksomhed fra deres primære forretningsaktiviteter og
fastholde fokus på virksomhedens væsentligste prioriteter.
Klik på billedet og læs mere om Strategisk Konflikthåndtering og om hvordan I i jeres virksomhed kan forebygge og håndtere konflikter på en mere hensigtsmæssig måde.
Du er naturligvis også meget velkommen til at kontakte os og høre, hvordan vi kan hjælpe jer med at skræddersy en løsning der passer til jeres virksomhed eller læse om det her.
Det skandinaviske mediationsinitiativ CPH Mediation & Negotiation udvider til også at omfatte Norge, og er dermed nu repræsenteret i Danmark, Sverige og Norge. Advokat og mediator Morten Tveten, som til daglig er leder for den norske advokatforenings Meklingssenter – mekling.no, indtræder i samarbejdet.
Med mediation, interessebaseret forhandling og konstruktiv konfliktløsning som omdrejningspunkt, er CPH Mediation & Negotiation et fællesskandinavisk samarbejdsinitiativ baseret i København, Stockholm og Oslo med det formål at hjælpe virksomheder og organisationer i Skandinavien med at håndtere tvister og konflikter på en effektiv og forudsigelig måde for at opnå de bedst mulige kommercielle resultater. Og samtidig med et fokus på at holde omkostningerne nede.
Intentionen er at løse kommercielle tvister og konflikter gennem forhandling og mediation effektivt, hurtigt og så tidligt som muligt med fokus på at finde løsninger i fællesskab og samarbejde.
Virksomhederne får adgang til skandinaviens største netværk Med Morten Tvetens indtræden i samarbejdet er CPH Mediation & Negotiation nu repræsenteret i alle de skandinaviske lande og kunderne får hermed adgang til de bedste kompetencer og største netværk indenfor udenretslig konfliktløsning i Skandinavien.
“CPH Mediation & Negotiation er en katalysator for fælles brug og udvikling af udenretlig konflikthåndtering i et skandinavisk perspektiv. Kunderne får fx. adgang til et betydelig bredere kompetencegrundlag for valget af mediatorer,” forklarer Morten Tveten. “Særligt i byggesager med internationale aktører, ser vi, at der er et stærkt ønske om, at man inddrager mediatorer med international erfaring og som er tilstrækkeligt uafhængige af det nationale juridiske miljø for sikre troværdig objektivitet.”
Og Gert Nilsson Eldrimner supplerer:
“Mange byggeprojekter er i dag internationale, med parter i forskellige lande, hvilket også gælder i Skandinavien. Fra tid til anden vil der derfor sandsynligvis opstå grænseoverskridende byggekonflikter, som skal løses, herunder gennem mediation. Netop i grænseoverskridende tvister er en mediator fra hvert involveret skandinavisk land (“co-mediation”) passende.“
Virksomhederne ønsker løsninger, der rækker ud over juraen Forhandling er grundlaget for de fleste kommercielle aftaler. Men ofte går tingene ikke som forventet. Der kan til tider blive behov for at justere aftalerne og forventningsafstemme. Nogle gange er man nødt til at genforhandle for at undgå tvister og konflikter, og nogle gange er man nødt til at vende tilbage til forhandlingsbordet for at finde den kommercielt rigtige løsning for at undgå at ende i retssager i domstolen eller voldgift.
Uenigheder i kommercielle forhold, tvister og konflikter er oftest forankret i menneskelige faktorer, såsom dårlig kommunikation, misforståelser og mistillid kombineret med modstridende interesser og uvillighed til at fokusere på den anden parts interesser. Alt sammen faktorer, som gør det sværere for de involverede parter selv at finde den bedste kommercielle løsning, og her kan valget af de rette rådgiverkompetencer have en afgørende betydning.
Udover en baggrund som advokat og mediator har Morten Tveten tillige betydelige erfaringer fra erhvervslivet bl.a. som Executive Director for Rambøll.
“Jeg tror, jeg kan tage en praktisk erfaring med mig, som kan bidrage væsentligt i vores rådgivning. I min tid i Rambøll lærte jeg, hvor mange ressourcer der blev spildt på konflikthåndtering i byggeriet,” forklarer Morten Tveten. ”Det gælder sagsomkostninger i forbindelse med retssager, men ikke mindst også brug af interne ressourcer til at fremskaffe dokumentation og ”beviser”. Det er ressourcer, som kunne have været brugt til at tjene penge på tekniske opgaver i stedet.””
Ofte hober mindre uløste problemer sig op, og frustrationerne over de uløste problemer fører til tider til, at sagerne vokser til retlige tvister som hurtigt bliver til “principielle spørgsmål”, der løses ved hjælp af advokater gennem lange og dyre juridiske procedurer i retten eller ved voldgift. Mange gange handler problemerne imidlertid slet ikke om jura, og de juridiske processer ender med at lukke dørene for de hensigtsmæssige løsninger.
“Gennem bl.a. arbejdet i Rambøll har jeg fået en dybere forståelse for ligheder og fælles muligheder for multinationalt samarbejde om konfliktløsning, samtidig med at man også indser, at der også er forskelle, som er vigtige at være opmærksomme på..”
Ved brug af kompetente forhandlingsrådgivere kan virksomhederne få hjælpe til at forberede, tilrettelægge og gennemføre forhandlinger så fokus fastholdes på at finde de bedste kommercielle løsninger. Nogle gange kan det klares gennem almindelige forhandlinger og andre gange, kan det være gavnligt også at inddrage en mediator, som faciliterer forhandlingerne.
Hurtig og effektiv løsning af kommercielle konflikter Interessebaserede forhandlinger og mediation er moderne, hurtige og effektive måder at løse kommercielle tvister på. Uanset om der er to eller flere parter, er målet at løse tvisterne gennem dialog og forhandling med det formål at nå en løsning, der er skræddersyet til parternes interesser og behov.
“Ligegyldig hvor kompleks tvisten er, eller hvor mange parter der er involveret, er der ofte gode muligheder for at finde bedre løsninger ved forhandling og mediation,” forklarer Thomas Samsø Bloch. “Løsninger, der kan spare virksomhederne for både tid og penge, og oftest med den værdifulde sidegevinst, at de forretningsmæssige relationer bevares og måske ovenikøbet forbedres. Gevinster man sjældent oplever efter en retssag eller en tur i voldgiftsretten.”
De fleste virksomheder har sjældent en kommerciel interesse i at overlade væsentlige forretningsbeslutninger til en dommer eller en voldgiftsdommer. Som regel har virksomhederne en langt større interesse i at bevare kontrollen og holde tvisterne i forhandlingssporet, så de hurtigt og effektivt kan komme videre, holde omkostningerne nede og fokusere på fremtidens samarbejder frem for fortidens uenigheder.
Trade between different states is taking place on a greater scale than ever before. Small and large companies are doing business across borders every day, all around the globe and many companies are established abroad. However, this is by no means new information.
Disputes arising from international business dealings can be complicated and expensive, especially if the parties come from different countries and continents. Moreover, existing business relationships can often break down while in conflict. There are of course courts and arbitrators to resolve cross-border disputes, but this is not only a very expensive and potentially destructive way of finding a solution, it is also often very time-consuming. But, this is also not news to you.
So, what can we do in order to effectively manage a cross-border dispute?
In this forum I think I do not have to argue for the use of mediation, but is there something else that could be considered?
Companies from different countries often have significant social and cultural differences. This might imply that both parties want a mediator from their own cultural, legal and industry background. If so, the dispute can be managed by two mediators, one from each country. This is called ‘co-mediation in cross-border disputes’ and can be a very powerful tool in such cases. In addition to the general benefit of a mediator with four ears, four eyes, and two brains – through co-mediation the parties also can achieve the advantage of mediators with a multi-cultural approach. This can ensure the parties’ respective interests and needs are met, which is a fundamental cornerstone in mediation.
Two heads are better than one
Imagine, for example, a German company in dispute with an American company, attending mediation in New York City with a mediator from the US. The German company might feel it is ‘playing a game’ far away from home. In such an instance it could be productive to use co-mediators, one from America and one from Germany. This can help to build trust in the process from both parties.
In emotionally charged cases where there is a considerable amount of tension, co-mediation can also be highly effective. One party may need a lot of attention or handholding, which can be dealt with by one mediator while the other focuses on other matters, this can both allow for greater sensitivity towards the parties and efficiency overall.
Furthermore, typical multi-party cases conducted by single mediators can involve a lot of waiting around. Participants may spend a lot of time sitting in separate rooms waiting for the mediator to return to them. A long wait can lead to uncomfortable downtime or even frustration, which can affect the progress of a mediation or at least such a perception. Two mediators working together however, can divide up the work – each separately engaging in discussions with participants during that time. As long as the co-mediators are well organised, compatible, and are able to keep each other up to speed on the status of the negotiations, they can be twice as effective in moving the case towards resolution.
Working together
There are of course challenges in co-mediation, such as the need for both mediators to have a really well developed ability to collaborate with each other. This is generally a matter of practise, which in the long term could be managed within mediation skills training. In the short term you have to find mediators who are already good at collaboration and willing to do it. One way of facilitating such collaboration is to let one of the mediators be the main mediator, which might be the mediator from the country where the mediation sessions are held.
There may also be language difficulties. Then you probably have to find mediators that share a common language with the parties. Often one of the widely spoken and common language of communication will work.
However, from my perspective the above mentioned challenges are of a technical nature and need to be managed as such. I still find the concept of co-mediation to be a powerful tool in cross-border disputes. From my point of view the advantages of co-mediation still distinctly weigh up the challenges.
As far as I know ‘co-mediation in cross-border disputes’ is not a commonly used form of mediation today, but it is my strong belief is that it has a very bright future.
In a unique and ambitious initiative to shed light on how civil and commercial conflicts are resolved in the 21st century – the Global Pound Conferences brought together over 4,000 conflict resolution stakeholders in 24 countries worldwide. The results are compiled in the report: Global Pound Conference Series: Global Data Trends and Regional Differences
The report is based on data collected from 28 conferences held in the period 2016-17 on the initiative of one of the world’s largest law firms – Herbert Smith Freehills, and in collaboration with PwC and IMI (International Mediation Institute) – in order to clarify global trends and tendencies within civil and commercial conflict resolution.
With a focus on corporate conflict resolution needs, the report challenges the traditional and basic notions of what clients want and how lawyers should represent them in commercial conflicts.
The report identifies four global key themes:
Efficiency is the key priority of Parties in choise of dispute resolution processes Most conflict resolution offers remain an adversarial process with legal rights as the focal point. About two-thirds of the participating company representatives at GPC indicated that they want more efficiency in conflict resolution. This calls into question whether traditional conflict resolution processes still meet the needs of users.
The companies expect greater collaboration from Advisers in conflict resolution About two-thirds of the company representatives also expressed that they needed more cooperation from their lawyers. Both in the interaction between lawyer and client, but also in the approach to counterparties. This calls into question the traditional notions of how lawyers should represent clients. Is the zealous lawyer who stubbornly and at all costs fights his clients’ case still appropriate?
Global interest in the use of mediation – both before and alongside litigation and arbitration With data pointing to a more collaborative and effective approach, it is not surprising that participants indicated that parties to conflict either through legislation or protocols and mediation clauses should be encouraged to use methods such as mediation before initiating legal proceedings. The report also highlights a growing desire for mediation to be used alongside litigation and arbitration.
Lawyers are considered to be the primary obstacle to change The report concludes that corporate lawyers are expected to be the primary initiator of a change in the choice of conflict resolution method. In contrast, around 70% of conference participants indicated that external lawyers were the primary barrier to a changed approach to conflict resolution in commercial disputes.
For further information on Global Pound Conferences, including the other GPC reports, please refer to IMI’s website: www.imimediation.org/gpc
The GPC North America report predicts a changed approach to commercial conflict resolution in the North American market and states that routine use of litigation and arbitration does not meet business expectations, whereas mediation has become mainstream and is becoming the most universal conflict resolution process.
Brancheinitiativet Værdibyg giver i vejledningen konkrete værktøjer til afklaring af konfliktens kerne og selve konfliktløsningen. Derudover giver vejledningen en række anbefalinger til, hvordan man som part kan forberede sig og bidrage til en effektiv og værdiskabende mediation eller mægling.
I byggeriet er mediation og mægling to forskellige konfliktløsningsprocesser. Grundlæggende søger man med såvel mediation som mægling at få afklaret konfliktens kerne og at nå frem til en fælles god løsning, men mediatorens og mæglerens rolle er forskellige. Således forholder mediatoren sig neutral og upartisk, og bringer ikke egne løsningsforslag på banen, men har fokus på at facilitere forhandlingsprocessen. Ved mægling har mægleren oftest en faglig baggrund, som kan bringes i spil med evt. løsningsforslag, hvis parterne ikke selv kan komme videre. Mæglerens forslag er dog ikke bindende for parterne.
Afhængig af konfliktens karakter, stadie og grundlag, kan det være fordelagtigt at vælge den ene proces frem for den anden. Fælles for begge processer er, at de går hurtigt og at de kan finde sted undervejs i projektet, mens alle parters erindring om konfliktens detaljer og historik stadig er frisk. Det giver bedre mulighed for at finde en fælles løsning og bevare den gode samarbejdsrelation i projektet – trods uenigheder.
I vejledningen gives der en række anbefalinger til, hvordan man som part kan forberede sig og bidrage til en effektiv og værdiskabende mediation eller mægling.
Vejledningen understøtter reglerne i AB-systemet og Voldgiftsnævnets procesregler og kan downloades her.
Forveksler du mediation med meditation? Tror du, at mediation er en blød og hippieagtig måde at løse konflikter på? Så tro hurtigt om igen.
Mediation er en kontant og effektiv metode, som flere og flere advokater har fået øje på og bruger som alternativ til sure og dyre retssager. I Løsningens labyrint fortæller en række garvede advokater om deres erfaringer med mediation og om, hvorfor metoden er en gave til erhvervslivet.
Der er skrevet mange teoretiske bøger om alternativ konfliktmægling, men intet taler så klart som eksempler, intet er så lærerigt som at høre om folks praktiske erfaringer. Om hvordan det lader sig gøre at få hidsige, stridende parter til at tale sammen igen. Finde en løsning og måske bevare et samarbejde. Og modsat: hvad der sker, når det hele kikser for dem og mediatoren.
Løsningens Labyrint er skrevet af Carsten Juul i samarbejde med Thomas Samsø Bloch og kan købes som papir- eller e-bog på DJØF’s forlag.
Med bogen følger tillige en podcast serie, hvor du kan høre en række garvede mediatoradvokater fortælle om deres praktiske erfaringer med mediation.
Du kan finde podcastserien “Løsningens labyrint”, hvor du henter podcasts, eller lytte til afsnittene her.
