Projektmediation består som udgangspunkt af tre elementer:
1) Opstartsmøde
Før projektet påbegyndes afholdes et opstartsmøde med deltagelse af projektmediator og alle projektets centrale aktører, herunder:
- projektledere
- underleverandører
- rådgivere
- evt. involverede offentlige myndigheder
- øvrige interessenter, som kan have betydning for projektet og som ønskes inddraget
Projektmediator faciliterer opstartsmødet med henblik på at fastlæggelse af rammerne for projektmediators arbejde for parterne herunder mødeaktivitet og frister for aktivering af projektmediator.
2) Adgang til projektmediator i hele projektets varighed
Alt efter behov fastlægges ved opstartsmødet regelmæssige samarbejdsmøder, hvor parterne mødes med projektmediator for at drøfte fremskridt og identificere evt. faktiske eller potentielle udfordringer, konflikter og tvister. Projektmediatoren kan have drøftelser med parterne sammen eller hver for sig for at hjælpe med at forebygge tvister eller præcisere hvilke oplysninger, der kan være behov for at få klarlagt forud for samarbejdsmøderne. Projektmediatoren modtager som regel også en kopi af projektets aftalegrundlag for at have det bedst mulige grundlag for at bistå parterne i deres samarbejde. Parterne sørger løbende for at holde projektmediator informeret om eventuelle problemer, der måtte opstå i projektforløbet og som kan have indvirkning på projektets gennemførelse, og parterne kan når som helst kontakte projektmediator for at drøfte evt. problemer og søge vejledning.
3) Formel mediation (hvis nødvendigt)
Hvis parterne ikke er i stand til at løse evt. uoverensstemmelser gennem løbende drøftelser og ved de aftalte samarbejdsmøder, kan p